COVID-19 et les assemblées générales

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Nous remarquons que dans de nombreuses sociétés (très) peu d’attention est accordée aux assemblées générales (annuelles). Parfois, les membres de l’organe d’administration considèrent ces assemblées comme une perte de temps, avec beaucoup de formalités, sans aucune valeur ajoutée. En conséquence, les règles statutaires ou légales et les délais ne sont souvent pas respectées. Nous avons par conséquent constaté les manquements suivants :

  • procurations manquantes,
  • délais de convocation non respectés,
  • imprécision de l’ordre du jour,
  • procès-verbal imprécis,
  • etc.

Ces manquements ont, dans beaucoup de cas, comme conséquence que la validité de l’assemblée générale peut être contestée et que la responsabilité de la société et/ou de son organe d’administration pourrait être mise en cause.

De plus, depuis quelques semaines, les entités légales doivent faire face à certains obstacles dans l’organisation de leurs assemblées générales, suite aux mesures prises dans le cadre de la lutte contre le COVID-19 (notamment l’interdiction de rassemblement).

Dans ce contexte, nous tenons à vous informer des récents changements légaux affectant l’organisation de ces assemblées. Nous en profitons également pour insister sur l’importance du respect des règles en vigueur.

En effet, surtout pendant cette période d’incertitude, une communication transparente et continue avec les actionnaires est impérative. L’assemblée générale annuelle est le moment idéal d'engager un dialogue avec les actionnaires et d’expliquer les mesures qui ont été adoptées suite à la crise. C’est également une excellente opportunité pour approfondir la relation de confiance avec ses actionnaires et de promouvoir leur participation à long terme.

Bref, ne rien dire aux actionnaires aujourd’hui et reporter l’assemblée générale (qui est une opportunité d'enclencher un dialogue) n’est pas vraiment une option.

Toutefois, se réunir physiquement à l’assemblée générale n’est plus possible aujourd’hui. C’est pourquoi le gouvernement fédéral a adopté un arrêté royal (lequel a été publié dans le Moniteur belge le 9 avril dernier) afin de donner plus de flexibilité aux sociétés et associations belges dans l’organisation de leurs assemblées générales (AG) tout en respectant à la fois les mesures de sécurité liées au COVID-19 (distanciation sociale) et les droits des actionnaires (droit de vote et droit de poser des questions).

Nous vous recommandons donc de déjà prévoir dans vos convocations qu'il est possible que l'AG soit organisée différemment suite aux circonstances actuelles et que des instructions plus précises suivront. Ceci vous donnera plus de flexibilité.

I. Changements légaux

L’article 4 de l’arrêté royal n° 4 listant diverses dispositions en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 (l’AR n° 4) prévoit que :

« Les dispositions prévues […] sont d’application durant la période du 1er mars 2020 jusqu’au 30 juin 2020 inclus. Le Roi peut, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, adapter la date finale de cette période. »

Toutes les entités tombant sous l’application du Code des sociétés et des associations auront la possibilité d’organiser leurs assemblées (qu’elles soient ordinaires, extraordinaires ou spéciales) de deux façons différentes :

1. Reporter l’assemblée générale

Cette option vous permet de reporter l’AG à une date ultérieure (même si celle-ci a déjà été convoquée), avec une prolongation maximale de 10 semaines après la date légale ultime.

Attention :

  • Cette option n’est pas disponible pour les sociétés qui sont en procédure de sonnette d’alarme (lorsque l’actif net est négatif ou risque de l’être) ou si l’assemblée générale se réunit sur demande d’un actionnaire représentant au moins 10 % des actions.
  • Si l’assemblée générale a déjà été convoquée, il faudra relancer toute la procédure de convocation. L’assemblée générale reportée est donc considérée comme une nouvelle assemblée générale.
  • Comme évoqué ci-dessus, cette option pourrait créer des doutes dans le chef de vos actionnaires quant à l’état et la santé (financière) de la société.
  • Il est difficile de prévoir si le gouvernement permettra ou non des rassemblements de grande et moyenne taille, ou encore si les actionnaires oseront se présenter à de telles réunions.

2. Maintenir l’assemblée générale (assemblée générale et/ou vote à distance)

Si vous préférez maintenir/organiser une assemblée générale dans un avenir proche, deux solutions s’offrent à vous :

A. Assemblée générale à distance via un moyen de communication électronique

Si vous souhaitez maintenir ou organiser une assemblée générale à distance et permettre à vos actionnaires de voter durant celle-ci (et donc ne pas récolter de votes au préalable), vous pouvez utiliser un moyen de communication électronique répondant aux critères spécifiés dans l’art. 7:137 du Code des sociétés et des associations, et ce, même en l’absence d’une provision statutaire prévoyant cette possibilité.

Sachez que cette option est très rarement utilisée étant donné les strictes conditions qui y sont liées et qu’il sera difficile de mettre un tel système en place aujourd’hui sans qu’il n’ait pu être suffisamment testé (et que les systèmes existants sont relativement onéreux).

B. Vote au préalable

Cette option permet plus de souplesse à l’entrepreneur en termes d’organisation de l’assemblée générale. Avec cette option, il vous est possible de récolter les votes avant l’assemblée générale.

Vous devrez mettre à disposition, via correspondance ou via le site internet de la société, un formulaire de vote précis ainsi qu’une procuration à tout actionnaire concerné, conformément à l’article 7 :146 du Code des sociétés et des associations.

En cas d’utilisation de la procuration, l’organe d’administration devra dès lors désigner un mandataire. Une instruction de vote précise (pour/contre/abstention) pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour devra être clairement fournie.

Chaque actionnaire conserve le droit de poser des questions à l’organe d’administration et d'obtenir la réponse (l’entité légale peut toutefois imposer que seules des questions écrites lui soient posées, en suivant les modalités du Code des sociétés et des associations). Ces réponses doivent être partagées avec l’ensemble des actionnaires.

Comme mentionné ci-dessus, le vote à distance doit être organisé par le biais d’un formulaire de vote (par correspondance) OU via un site internet. Cette dernière modalité simplifie, sécurise et accélère le processus de la collecte des instructions de vote et économise une grande quantité de papiers.

Néanmoins, ne perdez pas de vue les règles légales et/ou statutaires qui restent d’application (par exemple : les délais de convocation, la mise à disposition de documents-clés, une convocation qui contient tous les éléments obligatoires, un procès-verbal correct).

II. Récolter rapidement et facilement les votes grâce à Spreds

Vu l’impossibilité d’organiser toute réunion physique durant cette crise sanitaire, à moins de garantir le respect des mesures de lutte contre la propagation de la pandémie COVID-19 en vigueur, les entreprises sont aujourd’hui contraintes de trouver d’autres solutions pour répondre à leurs besoins décisionnels.

Depuis bientôt un an, Spreds propose un programme permettant aux porteurs de Notes des divers compartiments de son véhicule financier, Spreds Finance, de voter à distance et au préalable pour toute assemblée générale.

Afin de soutenir l’entrepreneuriat, expérience déjà éprouvant dans des circonstances normales, nous avons décidé de mettre notre outil à disposition de toutes entités légales.

Nous sommes en train de retravailler l’outil afin d’en assurer la conformité avec l’AR n° 4. Une fois prêt, l’outil permettra à toute entité légale de :

  • convoquer facilement et rapidement ses actionnaires ;
  • récolter leur vote pour une ou plusieurs décisions mises à l’ordre du jour ;
  • permettre un vote par procuration ;
  • visualiser clairement et en temps réel l’évolution des votes ;
  • rédiger un procès-verbal ;
  • etc. (nous développons constamment de nouvelles fonctions pouvant faciliter la gouvernance)

Cet outil initialement créé pour les membres de notre Funded Family et pour leurs porteurs de Notes peut être étendu à la totalité de votre actionnariat et ce en toute sécurité.

Visitez spreds.pro si vous êtes intéressés par cette solution ou si vous souhaitez un complément d’information.