Hoe kunt u uw formele vergaderingen digitaliseren?

— Andere — 3 minuten leestijd

damir-kopezhanov-VM1Voswbs0A-unsplash.jpg

Spreds opent haar digitale module voor de organisatie van formele vergaderingen voor Belgische rechtspersonen.

De pandemie versnelde de digitalisering van veel aspecten van ons leven, met inbegrip van de organisatie van formele vergaderingen (of het nu gaat om algemene vergaderingen, raden van bestuur of mede-eigenaars, teamvergaderingen of comités zoals het risicocomité).

Tijdens de eerste lockdown bepaalde een Koninklijk Besluit tijdelijk de organisatie van Algemene Vergaderingen op een digitale manier door stemmen op afstand en stemmen vooraf mogelijk te maken. Ondanks deze nieuwe digitale flexibiliteit stelde veel ondernemingen hun vergaderingen uit en komen zij nu opnieuw in moeilijkheden als gevolg van de herdefiniëring.

Geconfronteerd met deze talrijke opeenstapelingen van vertragingen hebben minister van justitie Vincent Van Quickenborne en staatssecretaris voor digitalisering Mathieu Michel besloten de digitale optie permanent te maken. Deze wijziging zal het dus mogelijk maken algemene vergaderingen te houden zonder statutaire toestemming.

Volgens Vincent Van Quickenborne betekent deze beslissing een aanzienlijke besparing voor de ondernemingen. "Een digitale algemene vergadering vermindert de administratieve lasten van een onderneming met bijna de helft, van €1 022 tot €537 per vergadering. Als de 794.712 actieve ondernemingen zouden overschakelen op digitalisering, zouden ze €385 miljoen besparen" - De Tijd.

De digitale eGovernance oplossing

Met meer dan 200 compartimenten, bijna € 20.000.000 aan activa onder beheer en meer dan 43.000 investeerders onder beheer, heeft Spreds zich gevestigd als een leider in het Belgische financiële landschap, met name dankzij zijn grote capaciteit voor digitale aanpassing.

Tijdens de eerste lockdown besloot Spreds haar nieuwe SAAS-platform, spreds.pro te lanceren. Dit nieuwe platform maakt het mogelijk alle financiële en juridische aspecten met betrekking tot het beheer van beleggers te digitaliseren (inclusief de organisatie van digitale vergaderingen via de module eGovernance) en zo de tijd en kosten die aan dit soort operaties worden besteed aanzienlijk te verminderen.

Om aan de belangrijkste behoeften van deze ondernemers te voldoen, werden binnen dit nieuwe platform 3 modules ontwikkeld, zodat ondernemers zich kunnen concentreren op hun groei in plaats van op de administratie:

  1. Met eGovernance kunnen alle soorten formele vergaderingen, zoals raden van bestuur, mede-eigendommen, comités en algemene, buitengewone of jaarlijkse vergaderingen, digitaal worden georganiseerd.
  2. eFundraising vereenvoudigt het complexe beheer van fondsenwerving, inclusief regelgevingsaspecten.
  3. Met ePooling kunnen bedrijven hun investeerders eenvoudig samenbrengen en Spreds hen laten beheren tot aan hun exit.

Na bijna een jaar intern haar eGovernance module te hebben gebruikt en geperfectioneerd en in antwoord op de groeiende vraag van verschillende bedrijven en verenigingen om de nieuwe wettelijke regels te volgen, stelt Spreds haar module nu ter beschikking van elke Belgische rechtspersoon die digitaal stemmen nodig heeft.

"Bij het implementeren van deze oplossingen zien we dat veel ondernemingen weinig aandacht besteden aan de geldigheid van deze cruciale vergaderingen. In veel gevallen leiden deze tekortkomingen ertoe dat de geldigheid van de algemene vergadering wordt betwist en dat de aansprakelijkheid van de vennootschap en/of haar bestuursorgaan in het geding komt.
De eGovernance-oplossing maakt niet alleen aanzienlijke besparingen mogelijk, zoals vermeld door de minister van Justitie, maar biedt ook aanzienlijke tijdwinst en rechtsgeldigheid voor elke vergadering" - Charles-Albert de Radzitzky, CEO van Spreds.

Meer informatie op spreds.pro.