Wij stellen vast dat in veel ondernemingen (zeer) weinig aandacht wordt besteed aan (jaarlijkse) algemene vergaderingen. Soms beschouwen de leden van het bestuursorgaan deze vergaderingen als tijdverlies, met veel formaliteiten, zonder enige toegevoegde waarde. Als gevolg daarvan worden de wettelijke regels en termijnen vaak niet in acht genomen. Wij hebben daardoor de volgende tekortkomingen reeds vastgesteld:

ontbrekende volmachten,
het niet in acht nemen van de termijnen voor het bijeenroepen van de vergadering,
onnauwkeurigheid van de agenda,
onnauwkeurige minuten,
enzoverder

In veel gevallen is het gevolg van dergelijke tekortkomingen dat de geldigheid van de algemene vergadering kan worden aangevochten en de aansprakelijkheid van de vennootschap en/of haar bestuursorgaan in het gedrang kan komen.

Bovendien hebben rechtspersonen de afgelopen weken bij de organisatie van hun algemene vergaderingen te maken gehad met bepaalde belemmeringen als gevolg van de maatregelen die zijn genomen in het kader van de strijd tegen COVID-19 (met name het verbod op samenscholingen).

Gelet op bovenstaande willen wij u op de hoogte brengen van de recente wettelijke veranderingen die van invloed zijn op de organisatie van deze vergaderingen. We maken ook van de gelegenheid gebruik om te benadrukken hoe belangrijk het is dat de geldende regels worden nageleefd.

Vooral in deze periode van onzekerheid is een transparante en voortdurende communicatie met de aandeelhouders noodzakelijk. De algemene vergadering van aandeelhouders is het ideale moment om de dialoog met de aandeelhouders aan te gaan en de maatregelen die naar aanleiding van de crisis zijn genomen, toe te lichten. Het is ook een uitstekende gelegenheid om de vertrouwensrelatie met deze aandeelhouders te verdiepen en hun participatie op lange termijn te bevorderen.

Met andere woorden, de algemene vergadering uitstellen (hetgeen nochtans een gelegenheid is om de dialoog aan te gaan) en niets zeggen tegen de aandeelhouders is vandaag niet echt een optie.

Fysiek vergaderen op de algemene vergadering is momenteel echter niet meer mogelijk. Daarom heeft de federale regering een koninklijk besluit aangenomen (dat op 9 april in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd) om de belgische ondernemingen en verenigingen meer flexibiliteit te geven bij de organisatie van hun algemene vergaderingen (AV), met inachtneming van zowel de veiligheidsmaatregelen in verband met COVID-19 (sociale distantiëring) als de rechten van de aandeelhouders (stemrecht en recht om vragen te stellen).

Wij raden u daarom aan om in uw oproepingen reeds aan te geven dat het mogelijk is dat de AV door de huidige omstandigheden anders wordt georganiseerd en dat er specifieke instructies zullen volgen. Dit geeft u nu al meer flexibiliteit.

I. Juridische wijzigingen

Artikel 4 van het Koninklijk besluit nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie bepaalt dat:

De bepalingen [...] zijn van toepassing gedurende de periode van 1 maart 2020 tot en met 30 juni 2020. De Koning kan, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, de einddatum van deze periode aanpassen.

Alle entiteiten die onder de toepassing van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen vallen, zullen de mogelijkheid hebben om hun vergaderingen (gewoon, buitengewoon of bijzonder) op twee verschillende manieren te organiseren:

1. De algemene vergadering uitstellen

Met deze optie kunt u de AV tot een latere datum uitstellen (zelfs als deze al is bijeengeroepen), met een maximale verlenging van 10 weken na de uiterste wettelijk toegelaten datum.

Opgelet:

Deze optie is niet beschikbaar voor ondernemingen die in een alarmbelprocedure zitten (wanneer het netto-actief negatief is of negatief dreigt te worden) of wanneer de algemene vergadering wordt gehouden op verzoek van een aandeelhouder die ten minste 10% van de aandelen vertegenwoordigt.
Indien de algemene vergadering reeds was bijeengeroepen, moet de gehele oproepingsprocedure worden herhaald. De uitgestelde algemene vergadering wordt immers beschouwd als een nieuwe algemene vergadering.
Zoals gezegd kan deze optie bij uw aandeelhouders twijfels oproepen over de staat en de (financiële) gezondheid van de onderneming.
Het is moeilijk te voorspellen of de overheid al dan niet grote en middelgrote vergaderingen zal toestaan, of dat de aandeelhouders dergelijke vergaderingen zullen durven bijwonen.

2. Behoud van de algemene vergadering (algemene vergadering en/of stemming op afstand)

Indien u verkiest om in de nabije toekomst uw algemene vergadering te houden/organiseren, zijn er twee oplossingen:

A. Algemene vergadering op afstand via een elektronisch communicatiemiddel

Indien u een algemene vergadering op afstand wenst te houden en u uw aandeelhouders de mogelijkheid wil bieden om tijdens de vergadering te stemmen (en dus niet vooraf stemmen te verzamelen), kunt u gebruik maken van een elektronisch communicatiemiddel dat voldoet aan de criteria van artikel 7:137 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zelfs indien de statuten niet in deze mogelijkheid voorzien.

Wees u er wel van bewust dat deze optie zeer zelden wordt gebruikt gezien de strenge voorwaarden die eraan verbonden zijn en dat het vandaag de dag moeilijk zal zijn om een dergelijk systeem op te zetten zonder het voldoende te testen (en dat de bestaande systemen relatief duur zijn).

B. Stemmen op voorhand

Deze optie biedt de ondernemer de meeste flexibiliteit in de organisatie van de algemene vergadering. Met deze optie kunt u de stemmen verzamelen vóór de algemene vergadering.

U dient – hetzij per post hetzij via de website van de rechtspersoon – een nauwkeurig stemformulier en een volmacht ter beschikking te stellen van elke betrokken aandeelhouder, overeenkomstig artikel 7:146 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Het bestuursorgaan kan, voor wat de volmacht betreft, opleggen dat de volmachthouder een door hem aangewezen persoon is. Voor elk onderwerp op de agenda moet duidelijk een precieze steminstructie (voor/tegen/onthouding) worden gegeven.

Elke aandeelhouder behoudt het recht om vragen te stellen aan het bestuursorgaan en om antwoorden te krijgen (de rechtspersoon kan echter opleggen dat hem alleen schriftelijke vragen worden gesteld, in overeenstemming met de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen). Deze antwoorden moeten toegankelijk worden gemaakt voor alle aandeelhouders.

Zoals hierboven vermeld moet het stemmen op afstand worden georganiseerd door middel van een stemformulier via de post OF via een website. Deze laatste methode vereenvoudigt, beveiligt en versnelt het proces van het verzamelen van steminstructies en maakt het mogelijk om een grote hoeveelheid papier te elimineren.

Verlies echter niet de wettelijke en/of statutaire regels uit het oog die van toepassing blijven (bv.: oproepingstermijnen, terbeschikkingstelling van belangrijke documenten, een oproeping die alle verplichte elementen bevat, correcte notulen).

II. Verzamel uw stemmen snel en eenvoudig met Spreds

Omdat het onmogelijk is om tijdens deze gezondheidscrisis fysieke bijeenkomsten te houden, tenzij er een garantie is dat de maatregelen om de verspreiding van de COVID-19-pandemie tegen te gaan, worden gerespecteerd, zijn ondernemingen nu gedwongen om andere oplossingen te vinden om aan hun besluitvormingvereisten te voldoen.

Sinds bijna een jaar biedt Spreds een programma aan waarmee Notehouders van de verschillende compartimenten van haar financiële vehikel, Spreds Finance, op afstand en vooraf kunnen stemmen voor een eventuele algemene vergadering.

Om het ondernemerschap te ondersteunen, dat onder normale omstandigheden toch al een beproeving kan zijn, hebben wij besloten om onze tool aan u ter beschikking te stellen.

We zijn momenteel bezig met het herzien van het instrument om ervoor te zorgen dat het voldoet aan het Koninklijk Besluit nr. 4. Zodra het instrument klaar is, zal het elke rechtspersoon in staat stellen om:

gemakkelijk en snel haar aandeelhouders op te roepen;
hun stem te verzamelen voor een of meer onderwerpen op de agenda;
stemmen bij volmacht toe te staan;
de evolutie van de stemmen duidelijk en in real time te visualiseren;
de notulen op te maken;
(we ontwikkelen voortdurend nieuwe functies die de werking kunnen vergemakkelijken).

Deze tool, die in eerste instantie werd gecreëerd voor de leden van onze Funded Family en hun notehouders, kan veilig worden uitgebreid tot uw volledige aandeelhouderschap.

Bezoek spreds.pro indien u geïnteresseerd bent in deze oplossing of meer diepgaande informatie.