Comment digitaliser vos réunions formelles

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Spreds ouvre son module digital d’organisation de réunions formelles à toute entité légale belge.

La crise sanitaire actuelle a indéniablement accéléré la numérisation de nombreux aspects de notre vie, notamment l'organisation des réunions formelles (qu'il s'agisse d'assemblées générales, de conseils d’administration/copropriétaires, de réunions d’équipes ou de comités comme le comité de risques).

Lors du premier confinement, un décret royal avait été mis en place afin de permettre temporairement l'organisation d’assemblées générales de manière numérique en permettant le vote à distance et à l’avance. Malgré cette nouvelle flexibilité digitale, de nombreuses entreprises ont reporté leurs réunions et sont maintenant de nouveau en difficulté suite au re-confinement.

Face à ces nombreux retards accumulés, le ministre de la justice Vincent Van Quickenborne et le secrétaire d'État à la numérisation Mathieu Michel ont décidé de rendre cette option digitale permanente. Ce changement permettra donc de tenir des assemblées générales sans autorisation statutaire.

Selon Vincent Van Quickenborne, cette décision représente une économie considérable pour les entreprises. “Une assemblée générale numérique réduit presque de moitié la charge administrative d'une entreprise, qui passe de 1 022 euros à 537 euros par réunion. Si les 794 712 entreprises actives passaient à la numérisation, elles économiseraient 385 millions d’euros.” - De Tijd.

La solution digitale eGovernance

Avec plus de 200 compartiments, près de 20 000 000 € d'actifs sous gestion et plus de 43 000 investisseurs gérés, Spreds a su s’imposer comme un leader du paysage financier belge grâce notamment à sa grande capacité d’adaptation numérique.

C’est durant la première période de confinement que Spreds a décidé de mettre en ligne sa nouvelle plateforme Saas, Spreds.pro, permettant de numériser tous les aspects financiers et juridiques liés à la gestion des investisseurs (dont l’organisation d’assemblées digitales via son module eGovernance) et d’ainsi réduire considérablement le temps et les dépenses consacrés à ces types d’opérations.

Pour répondre aux principaux besoins de ces entrepreneurs, 3 modules ont été développés au sein de cette nouvelle plateforme, afin de les aider à se concentrer sur leur croissance plutôt que sur l'administration :

  1. eGovernance : permet d’organiser numériquement tous types de réunions formelles comme les conseils d’administration, de copropriété, les comités et les assemblées générales, extraordinaires ou annuelles.
  2. eFundraising : simplifie la gestion complexe des collectes de fonds, y compris les aspects réglementaires.
  3. ePooling : permet aux entreprises de regrouper facilement leurs investisseurs et de laisser Spreds les gérer jusqu'à la sortie.

Après avoir utilisé et perfectionné son module “eGovernance” en interne depuis bientôt un an et face à la demande grandissante de diverses sociétés et associations suivant les nouvelles règles légales, Spreds met maintenant son module à disposition de toute entité légale belge nécessitant un vote digital.

En essayant de mettre en œuvre ces solutions, nous constatons que de nombreuses entreprises accordent (très) peu d'attention à la validité de ces réunions cruciales. Dans de nombreux cas, ces manquements ont pour conséquence la contestation de la validité de l'assemblée générale et la remise en cause de la responsabilité de la société et/ou de son organe d'administration.

La solution eGovernance permet non seulement de faire des économies considérables, comme le mentionne le ministre de la justice, mais elle offre un gain de temps conséquent ainsi qu’une validité juridique pour chaque réunion.” - Charles-Albert de Radzitzky, CEO de Spreds.

Plus d’informations sur Spreds.pro.